La soumission d’une manifestation d’intérêt (MdI) pour accueillir la CCPE 2024 est vivement encouragée. L’ACP accepte les manifestations d’intérêt jusqu’au 25 novembre 2023 à 23h59. Pour savoir comment soumettre une manifestation d’intérêt, cliquez ici.
La CCPE 2024 se tiendra le dernier week-end d’octobre 2024. Tous les groupes intéressés ont jusqu’au 18 décembre 2024 à 23h59 pour préparer et soumettre toute la documentation nécessaire à la candidature officielle (voir ci-dessous). Les candidatures doivent être envoyées à programs@cap.ca.
Si vous envisagez de vous porter candidat à l’organisation de la conférence de 2024, veuillez lire attentivement les informations suivantes.
Résumé du calendrier
- 25 novembre 2023 – Les manifestations d’intérêt pour la CCPE 2024 sont attendues.
- 18 décembre 2023 – Les offres pour accueillir la CCPE 2024 sont arrivées à échéance.
- Fin janvier 2024 – Les candidats sont informés de la sélection du site du CCPE 2024.
Candidature officielle à l’accueil
Les offres doivent être soumises par e-mail au bureau de l’ACP (programs@cap.ca).
Date limite : 23h59 le 18 décembre 2023
Si vous envisagez de vous porter candidat à l’accueil, veuillez soumettre une manifestation d’intérêt. Un guide de candidature sera envoyé au contact indiqué dans le formulaire.
Il est utile, mais pas obligatoire, qu’au moins deux étudiant(e)s de premier cycle d’une institution intéressée par l’organisation de la conférence de 2024 aient participé à un précédent CCPE.
La section des propositions doit être numérotée (1) Budget, (2) Proposition et (3) Lettres de soutien.
- Budget : Votre budget préliminaire (exemple de budget disponible dans le Guide de l’appel d’offres) doit être basé sur l’hypothèse que le coût par étudiant(e) se situe traditionnellement entre 200 et 300 dollars. Il doit comprendre
- Une liste détaillée des dépenses prévues/estimées en fonction du nombre de participants visé, y compris les frais de nourriture, le transport aller-retour des délégués (s’il est prévu), le coût des locaux (par exemple, salles de présentation, A-V), le transport et les dépenses liées à un nombre limité d’orateurs, de panélistes, de présentateurs d’ateliers, etc. Les dépenses indiquées dans le budget doivent être basées sur des discussions exploratoires avec les fournisseurs (par exemple, l’hôtel, les traiteurs externes).
- S’il est disponible, l’ACP fournira un financement de départ jusqu’à 5 000 $, qui devra figurer dans le budget à la fois comme une recette et comme une dépense, car les fonds devront être restitués à la fin de la conférence.
- Nous encourageons les organisateurs à prévoir de générer un excédent qui sera conservé par l’ACP en vue de la création éventuelle d’une bourse d’études de premier cycle ou d’une aide similaire approuvée par les étudiant(e)s.
- Une liste détaillée du soutien financier que vous pensez pouvoir obtenir (par exemple, des engagements anticipés de votre institution, des parrainages d’institutions locales ou nationales) et les frais d’inscription des délégués.
- Il est important de commencer à obtenir un soutien immédiat, en particulier au sein de l’université (par exemple, financement, salle ou A-V) afin de pouvoir soumettre un dossier de candidature solide et complet. Une planification et un soutien avancés permettent de garantir le succès de la conférence et de renforcer la candidature.
- Une liste détaillée des dépenses prévues/estimées en fonction du nombre de participants visé, y compris les frais de nourriture, le transport aller-retour des délégués (s’il est prévu), le coût des locaux (par exemple, salles de présentation, A-V), le transport et les dépenses liées à un nombre limité d’orateurs, de panélistes, de présentateurs d’ateliers, etc. Les dépenses indiquées dans le budget doivent être basées sur des discussions exploratoires avec les fournisseurs (par exemple, l’hôtel, les traiteurs externes).
- Proposition
- Une lettre d’accompagnement identifiant les principaux organisateurs étudiant(e)s qui seront co-présidents (au moins deux) de la conférence, avec une courte biographie de chacun (y compris l’année d’étude actuelle, l’expérience avec la CCPE ou d’autres conférences étudiantes).
- Une déclaration expliquant pourquoi votre groupe/université est intéressé par l’organisation de la conférence et ce que votre établissement offre qui en fait le lieu idéal (par exemple, des informations sur les initiatives/engagements actuels en matière d’aide aux étudiant(e)s).
- Informations sur les installations disponibles pour votre conférence, y compris la capacité et l’accessibilité des installations (c’est-à-dire le nombre maximum d’étudiants que vous pouvez accueillir) et le nombre cible de participants (locaux et en dehors de la région).
- Votre plan pour attirer des délégués de premier cycle.
- Une déclaration d’engagement des membres du comité d’organisation local, comprenant une discussion sur la répartition de la charge de travail entre les étudiant(e)s, le corps enseignant et le personnel, ainsi que sur les partenariats avec les institutions voisines (centres de recherche, community colleges, etc.) Les rôles et responsabilités suggérés sont disponibles dans le Guide de l’appel d’offres.
- Il est utile d’indiquer les qualifications de chaque membre du comité d’organisation pour le rôle qui lui est attribué
- Un projet de calendrier de planification de l’événement
- Un projet de plan de la conférence, soulignant les nouvelles initiatives/activités/thèmes que votre groupe souhaiterait introduire lors de cette conférence.
- Lettres de soutien/parrainage
L’organisation d’une CCPE est une entreprise de grande envergure. L’implication du corps enseignant et/ou du personnel étant essentielle au succès de la conférence, l’établissement d’accueil doit être prêt à offrir la lettre de soutien requise aux étudiants organisateurs et à identifier un agent de liaison potentiel au sein du corps enseignant dans le cadre du processus de candidature.
- Une lettre de soutien du président de votre département qui décrit le soutien du département (financier et personnel) ainsi que le nom d’un conseiller pédagogique potentiel et les noms de tout autre membre du corps enseignant qui participera à l’organisation de la conférence.
- Lettres supplémentaires de groupes externes décrivant tout financement ou soutien déjà engagé ou envisagé à la date de la demande.