La Tournée des conférenciers 2019 de l’ACP mettra en vedette d’excellentes présentations couvrant plusieurs champs de la physique contemporaine. Les conférences se tiendront du mois de janvier au mois d’avril 2019 dans les départements de physique participants du Canada.
Organisation
En septembre, les départements de physique sont invités à fournir le nom de conférenciers au bureau de l’ACP pour le début du mois d’octobre. Puis, une liste de conférenciers potentiels est dressée. Une fois les conférenciers choisis, l’horaire est établi et affiché sur le site web. Pour améliorer la visibilité de l’Association et inciter les étudiantes et étudiants à y adhérer, il est essentiel que tous les conférenciers acceptent d’être les ambassadeurs de l’Association. De plus, l’ACP leur fournit une brève présentation PowerPoint sur l’Association et les commanditaires de la tournée qu’ils devront montrer avant leur conférence. Les universités hôtes, qui doivent êtres des départements membres de l´ACP pour participer à la tournée, sont priées d’annoncer les conférences comme une activité spéciale, financée conjointement par l’Association canadienne des physiciens et physiciennes et par elles.
Les plans et budgets de la tournée sont établis et gérés par les coordonnateurs régionaux. Les départements membres de l’ACP qui souhaitent accueillir une conférence de l´ACP en 2019 sont donc priés de communiquer avec eux pour prendre les dispositions nécessaires. Pour que les frais restent raisonnables, les conférenciers visiteront idéalement deux ou trois établissements au cours d´un même voyage. Par ailleurs, pour assurer la participation d´une gamme de spécialistes, l´ACP financera au maximum cinq conférences par conférencier.
Les échéances de la planification de la tournée de conférences 2018 sont les suivantes :
2018
- 5 octobre : Appel de candidatures pour les conférenciers (veuillez fournir prénom, nom, affiliation, courriel, courte bio, titre et résumé de la présentation)
- 13 octobre : Échéance des mises en candidature
- 29 octobre: La liste des conférenciers et les résumés sont disponibles sur le web. Invitation aux départements membres de l’ACP à consulter la liste et soumettre les préférences des étudiants aux coordonnateurs régionaux.
- 13 novembre: Échéance pour les départements membres pour soumettre aux coordonnateurs régionaux leurs choix de conférenciers ainsi que les dates et heures suggérées
- 22 novembre : Les coordonnateurs régionaux soumettent les calendriers et budgets à la coordonnatrice nationale et au bureau de l´ACP.
- 28 novembre : La coordonatrice nationale envoie la liste approuvée des conférenciers et les budgets finaux au bureau de l’ACP et aux coordonnateurs régionaux.
- 29-30 novembre : Les coordonnateurs régionaux envoient une invitation à chaque conférencier.
- 5 décembre: Échéance pour les conférenciers pour confirmer leur participation à la Tournée
- 18 décembre: L’horaire de la Tournée est affiché sur le site web à mesure qu’il est finalisé.
2019
- janvier – avril : La Tournée prend place dans les départements participants
- 31 mai : Date limite de présentation des demandes de remboursement des dépenses auprès du bureau de l´ACP.
Finances et demandes de remboursement
Les plans et dépenses relatifs à la tournée doivent tous être approuvés au préalable par les coordonnateurs régionaux. Le budget est basé sur un coût moyen d’environ 300 $ par conférencier par établissement visité. Les frais de transport des conférenciers et conférencières de l´établissement d´attache au lieu de la conférence ainsi que les repas du conférencier en cours de route sont remboursables sur présentation à l´ACP des pièces justificatives. Le département hôte assume les frais engagés sur place. L´ACP finance un conférencier à chaque établissement participant, sous le régime de ces directives.
Avec l’approbation préalable du coordonnateur régional, l’ACP rembourse au maximum 500 $ en frais de déplacement par conférencier par établissement visité. Tout frais de déplacement excédant cette limite doit être pré-approuvé par le bureau de l’ACP. Comme il est précisé ci-dessus, les conférenciers visiteront idéalement deux ou trois établissements par voyage pour maintenir les frais globaux à un niveau raisonnable. Pour assurer la participation d´une gamme de spécialistes, l’ACP finance au maximum cinq conférences par conférencier. Un formulaire de demande de remboursement de dépenses de la Tournée des conférenciers avec tous les détails des dépenses admissibles sera fourni aux conférenciers avant le début de la Tournée.