SUSPENSION DU TOURNÉE DU CONFÉRENCIERS DE L’ACP 2020 EN VIGUEUR SAMEDI 2020 14 MARS
(voir mise à jour ici)
En suivant les conseils des autorités sanitaires nationales et régionales, en respectant la priorité établie par de nombreuses organisations ouvertes au public et en tenant compte de la santé et de la sécurité des étudiants, du personnel, des professeurs et de nos conférenciers, le conseil d’administration de l’ACP a décidé de suspendre officiellement la balance du tournée de conférenciers pour l’année universitaire en cours, effective après toutes les conférences prévues pour vendredi, 13 mars.
Cette mesure est prise en réponse directe aux incertitudes actuelles liées au COVID-19 et à la fermeture, hier, de l’Université Laurentienne en réponse à un cas confirmé au sein de leur communauté et à l’anticipation que cette mesure pourrait éventuellement être prise par d’autres universités à travers le Canada dans les prochaines journées. Encore une fois, la santé et la sécurité de nos conférenciers et des étudiants et professeurs qui assisteraient à la conférence sont d’une importance capitale pour nous.
Selon la façon dont la pandémie se déroulera, nous envisagerons d’organiser les conférences annulées à l’automne 2020.
La Tournée des conférenciers 2020 de l’ACP mettra en vedette d’excellentes présentations couvrant plusieurs champs de la physique contemporaine. Les conférences se tiendront du mois de janvier au mois d’avril 2018 dans les départements de physique participants du Canada.
Organisation
En septembre, les départements de physique sont invités à fournir le nom de conférenciers au bureau de l’ACP pour le début du mois d’octobre. Puis, une liste de conférenciers potentiels est dressée. Une fois les conférenciers choisis, l’horaire est établi et affiché sur le site web. Pour améliorer la visibilité de l’Association et inciter les étudiantes et étudiants à y adhérer, il est essentiel que tous les conférenciers acceptent d’être les ambassadeurs de l’Association. De plus, l’ACP leur fournit une brève présentation PowerPoint sur l’Association et les commanditaires de la tournée qu’ils devront montrer avant leur conférence. Les universités hôtes, qui doivent êtres des départements membres de l´ACP pour participer à la tournée, sont priées d’annoncer les conférences comme une activité spéciale, financée conjointement par l’Association canadienne des physiciens et physiciennes et par elles.
Les plans et budgets de la tournée sont établis et gérés par les coordonnateurs régionaux. Les départements membres de l’ACP qui souhaitent accueillir une conférence de l´ACP en 2019 sont donc priés de communiquer avec eux pour prendre les dispositions nécessaires. Pour que les frais restent raisonnables, les conférenciers visiteront idéalement deux ou trois établissements au cours d´un même voyage. Par ailleurs, pour assurer la participation d´une gamme de spécialistes, l´ACP financera au maximum cinq conférences par conférencier.
Les échéances de la planification de la tournée de conférences 2020 sont les suivantes :
2019
- 5 octobre : Appel de candidatures pour les conférenciers (veuillez fournir prénom, nom, affiliation, courriel, courte bio, titre et résumé de la présentation).
- 30 octobre : Échéance des mises en candidature.
- 26 novembre : La liste des conférenciers et les résumés sont disponibles sur le web. Invitation aux départements membres de l’ACP à consulter la liste et soumettre les préférences des étudiants aux coordonnateurs régionaux.
- 6 décembre : Échéance pour les départements membres pour soumettre aux coordonnateurs régionaux leurs choix de conférenciers ainsi que les dates et heures suggérées.
- 12 décembre : Les coordonnateurs régionaux soumettent les choix de conférenciers et budgets préliminaires au bureau de l’ACP.
- 13 décembre : réunion des coordonnateurs régionaux, le coordonateur national, et le bureau de l’ACP pour finaliser la séléction des conférenciers pour chaque région.
- 17 décembre : Les coordonnateurs régionaux envoient une invitation à chaque conférencier.
2020
- 8 janvier : Échéance pour les conférenciers pour confirmer leur participation à la Tournée.
- 22 janvier : Échéance pour les conférenciers pour finaliser leurs horaires et les soumettre aux coodonateurs régionaux et au bureau de l’ACP.
- 03 février : L’horaire de la Tournée est affiché sur le site web à mesure qu’il est finalisé.
- 03 février – mai 1 : La Tournée prend place dans les départements participants.
- 31 mai : Date limite de présentation des demandes de remboursement des dépenses auprès du bureau de l´ACP.